A közös jogkezelő szervezetek szigorú állami felügyelet alatt működnek, amely felügyeletet Magyarországon a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (SZTNH) látja el.

A különböző zenefelhasználások engedélyezésének és a felhasználásokért szedett jogdíjak összegének részleteit minden évben egy ún. díjszabásban (más néven tarifaközleményben) kell rögzíteni. Ezt a díjszabást az SZTNH jóváhagyását követően a Közigazgatási és Igazságügyi Miniszternek kell aláírnia, majd pedig a Magyar Közlönyben kerül kihirdetésre.

Engedély- és jogdíjköteles felhasználások a következők:
• Nyilvános előadás, nyilvánossághoz közvetítés
• Sugárzás
• Többszörözés
• Kereskedelmi forgalmazás
• On-demand online felhasználások (pl. letölthetővé vagy meghallgathatóvá tétel)

Utóbbi két esetben az engedélyezés egyedileg megoldható a felhasználók számára, így ezek nem tartoznak a közös jogkezelés hatáskörébe.

Az egyetlen felhasználás, amelyhez nem kötelesek az egyes felhasználók megszerezni a jogtulajdonosok engedélyét, az ún. „szabad felhasználás”, azon belül is a magáncélú másolás; egy elkészült hangfelvételről másolat készítése, kizárólag saját használatra. Fontos azonban tudni, hogy ez is engedélyköteles felhasználás: az ún. „üreshordozók” (írható CD, pendrive, memóriakártya, stb.) árában foglalt jogdíj-kompenzáció pontosan azért van, hogy lehetővé tegye a magáncélú másolást. Ez egy fajta átalánydíj, amelynek segítségével megszerezzük az alkotók engedélyét arra, hogy zenéket, filmeket saját magunk számára szabadon másoljunk vagy töltsünk le az Internet-ről. (Kizárólag a letöltés minősül magáncélú másolásnak, a feltöltés, megosztás nem!) A törvény továbbá igen szigorú és pontos előírásokat alkalmaz arra vonatkozóan, hogy mi minősül magáncélú másolatnak; jövedelemszerzés célját még közvetve sem szolgálhatja. (Tehát például ha valaki ingyen diszkózik, attól még a vendéglátóhely üzleti alapon működik, bevétele van, amely – részben – a zeneszolgáltatás által is keletkezik, így semmi esetre sem magáncélú ez a felhasználás.)

A közös jogkezelők felé jogdíjfizetésre kötelezett felhasználók leggyakoribb típusai:
• Kereskedelmi üzletek, vendéglátóhelyek, rendezvények, stb. (minden olyan helyszín, ahol bármilyen formában zene szól)
– nyilvános előadási jogdíjat minden esetben fizetniük kell
• Sugárzó szervezetek (rádiók, TV-k, netrádiók, stb.)
– sugárzási jogdíjat minden esetben fizetniük kell
• DJ-k, zenegép-üzemeltetők (+ vendéglátóhelyek)
– Amennyiben másolt hangfelvételeket (is) használnak, a többszörözésért minden esetben jogdíjat kell fizetniük

A fenti felhasználók a közös jogkezelő szervezet(ek) kihirdetett díjszabásai alapján fizetik meg a szükséges jogdíjakat, amelyeket aztán a közös jogkezelő szervezet szigorú, részletes felosztási szabályzat alapján feloszt a jogtulajdonosok között.